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  1.13 Obstáculos en la dirección de proyectos

Derivado de su naturaleza temporal y única, los proyectos presentan una serie de problemas típicos que obstaculizan su gestión y dirección. Probablemente, la mayoría de ellos no estén descritos en el contenido de este módulo debido a su particularidad, sin embargo, es posible hacer mención de aquellos que resultan más frecuentes.

a) Falta de apoyo de la alta dirección

Se da cuando el patrocinador, superior o quien ha solicitado el proyecto no se involucra de manera adecuada ni suficiente en el desarrollo de las actividades, por lo que se generan otro tipo de obstáculos o bien, los obstáculos existentes no logran ser superados.Asimismo, existe una falta de liderazgo y claridad en la dirección del proyecto.

b) Requerimientos Incompletos

Ocurre cuando no hay una adecuada comunicación con los interesados, por lo que se desconocen los requerimientos que deben ser satisfechos, o estos no son suficientemente claros; por lo que el trabajo realizado presenta fallas o carencias que deben ser retrabajadas.

c) Falta de involucramiento de Usuarios Finales

El producto, resultado o servicio generado será utilizado por usuarios finales, por lo que es importante considerar a dichos interesados, sus expectativas y necesidades al desarrollar el entregable final; pues de lo contrario, este no resultará valioso. Por ello es importante el involucramiento de los usuarios finales en las etapas tempranas del proyecto.

d) Falta de Recursos

Para el desarrollo de un producto es necesario emplear recursos de diferentes tipos: materiales, financieros o humanos. Sin embargo, cuando estos no se encuentran disponibles o son inexistentes, el desarrollo del proyecto se verá limitado e imposibilitado.

e) Expectativas no Realistas

En ocasiones, los interesados en un proyecto esperan recibir resultados grandes y efectivos en poco tiempo y con pocos recursos o, productos de gran calidad por un muy bajo costo; a esto se le denominan expectativas poco realistas, por lo que es necesario aterrizar al cliente y dejar claras las condiciones necesarias para el desarrollo del proyecto, así como definir de manera precisa cuál será el resultado final.

f) Cambios en los Requerimientos y Especificaciones

Es común que durante el desarrollo de un proyecto se soliciten algunos cambios y modificaciones; sin embargo, cuando una planificación es rígida y no logra adaptarse a las adecuaciones solicitadas, no sólo la planeación se verá afectada, sino las diferentes etapas o fases de desarrollo del entregable final.

Por ello, es importante considerar los cambios en las planeaciones y permitir cierto grado de flexibilidad en ellas, con la finalidad de que logren integrar los cambios, sin que esto implique un costo en detrimento de la organización, el cliente o el proyecto mismo.

g) Falta de Planificación

Algunos proyectos requieren de soluciones inmediatas o son delegados a personas sin experiencia ni conocimientos suficientes; por lo que no existe una etapa de planificación o bien, esta presenta carencias graves, que eventualmente, generarán más obstáculos que impidan el desarrollo del proyecto.

h) Mala Comunicación

La comunicación es esencial para lograr el éxito de los proyectos y de las operaciones de las organizaciones.

Una inadecuada comunicación puede generar retrasos e inconvenientes, por lo que es indispensable promover la comunicación asertiva que permita aclarar malentendidos, agilizar procesos y evitar errores en los procesos.

i) Cambios de Prioridades en la Organización

Cuando un proyecto deja de recibir apoyo de una organización para apoyar a otro u otros, se dice que existe un cambio de prioridades.

Al suceder esto, se generan cambios en la planeación, pues es posible que se dé una reducción en la disponibilidad de los recursos y, por ende, el objetivo del proyecto será más difícil de alcanzar.

j) Falta de apoyo de las áreas de especialidad

Como fue mencionado anteriormente, un proyecto requiere de un equipo de especialistas, que brinden apoyo al Project Manager con respecto a sus conocimientos y la ejecución de actividades, sin embargo, cuando no hay disponibilidad de expertos o estos no se encuentran interesados en el proyecto, es posible existan complicaciones y dificultades que afecten el desarrollo de un proyecto.

k) Falta de Conocimiento de la Especialidad de Otros Actores

El Director de Proyectos debe tener conocimientos mínimos sobre diversas áreas para desempeñar adecuadamente sus funciones. En caso de que esto no ocurra, es probable que no tenga claridad de las actividades que debe realizar y se presenten dificultades durante el ciclo de vida del proyecto.

¿Cómo enfrentar estos obstáculos?

Continúe con la revisión de contenido e identifique los ingredientes de éxito en la dirección de proyectos.